Blitzlicht

"Blitzlicht“ ist eine der ersten Methoden aus den 80er Jahren, die in Trainings und Erwachsenenbildung eingesetzt wurde, um die Kommunikation in  Lerngruppen zu verbessern. Sie wurde verwendet, damit alle Teilnehmer*innen schnell und hierarchieunabhängig ihre Meinung zu einem Thema oder eine kurze Zwischenevaluation abgeben können. Sie wurde meist am Anfang und Ende einer Lerneinheit eingesetzt. Dabei ging es reihum und jede*r antwortete mit ein bis zwei Sätzen auf eine gestellte Frage. Dabei sollten Ich-Botschaften verwendet werden. 

Heute heisst das Blitzlicht am Anfang oft "Check-in" und wird nicht nur im Training, sondern in Team-, Projektrunden eingesetzt, gern auch als Warm-up mit einer Spaß-Komponente. Das Check-in vor dem Meeting hilft dem Team, Ablenkungen zu beseitigen und sich ganz auf das Thema zu fokussieren. Es ist eine bewusste Vorgehensweise. Es geht dabei weniger um das Projekt, sondern mehr darum die Gedanken zu ordnen, die Zusammenarbeit zu fördern, ein gemeinsamen Verständnis und Vertrauen aufzubauen, die soziale Komponente von Meetings nicht zu vergessen. Das Check-in ist also das neue Blitzlicht.

Typische Fragen für ein Check-in sind beispielsweise: Wie geht es mir? Und was erwarte ich vom heutigen Meeting? Was ist mein Beitrag zu diesem Meeting? Was beschäftigt mich gerade? Und was ist das zentrale Thema des Meetings? Welches entscheidende Problem soll gelöst werden? Wie war mein Tag bis jetzt?

Und klar, das Blitzlicht am Ende einer Sitzung heisst Check-out.

Und wo wir gerade dabei sind: Aufgaben- oder Themenspeicher heissen jetzt ‘backlog’. 

Ein Stand-up (weekly/wöchentlich oder daily/täglich) ist ein kurzer Überblick zum Projektstand und was jede*r z. B. bis zum Ende der Woche erreicht haben will. Gern in einer informellen ‘Stehrunde’.

MM - 4-Stunden-Meeting

Wenn selbst chinesische Kollegen ihren chinesischen Kollegen den Respekt der ‘physischen Anwesenheit’ in einem Meeting verwehren obwohl der Boss da ist, dann sind die Themen definitiv zu lang und zu langweilig/sinnlos.

Da es mir egal ist, wo ich arbeite, halte ich es inzwischen wie die Kollegen: Computer und Handy immer dabei und man kann anderes nebenher machen und nur mit max. halben Ohr zuhören, was für mich dann deutet: 100% chinesische Vorträge =>max 50% übersetzte Inhalte auf Englisch => max. 20% davon sind verständlich. Wenn man dann nur mit einem halben Ohr zuhört, bleiben max 5% Inhalt, den man mitbekommt. Heute war der: 

1) Unser Absatzziel im Februar ist unrealistisch. Wir rechnen mit max. 80%, aber strengen uns natürlich weiter an, mit aller Kraft des Bullens, der ja schliesslich ein neues Jahr eingeläutet hat. 

2) das Pilotprojekt unseres zentralen Callcenters läuft aus. Nur 40% der Interessenten Daten, die wir online erhalten haben, sind valide.

3) Unser neu gegründetes Digitalteam will ein ‘Content Management Center’ aufbauen und braucht dafür viiiieel mehr Inhalte, besonders Videos, mindestens 600 Filmchen. Wir haben aktuell in genehmigtes Budget, dass ganz ambitioniert 79 Videos produzieren soll, durchschnittlich ca. 6,000 Euro pro Video. Na dann... vielleicht kann man ja auch für 800 Euro ein Video produzieren, dann bekommen wir das mit den 600 Filmchen hin.

Masken Tipps

Vom Unternehmen erhalten wir jede Menge Tipps wie man sich richtig zu verhalten hat. Auch das richtige Masken tragen will gelernt sind. Ich bin mir sicher, dass die Tipps direkt von "oberer Stelle" überall hin verteilt werden.

Foto: richtige Maske

Foto: Tipps zur Maskennutzung

Auch für das sonstige Arbeiten gibt es jede Menge Tips: kleinere, weniger und kürzere Meetings sind (teilweise) immer noch angesagt. Wenn man mit jemanden spricht, sollte man immer noch mindestens 1m Abstand halten. SKYPE hat sich inzwischen als eine internationale Business Konferenz-Plattform gemausert. Externe Besucher im Büro sind nach wie vor selten.

Foto: weitere Tipps

konzentriert

Ich hatte schon mal einen Blogeintrag zur Meeting-Kultur im chinesischen Geschäftsleben: viele Meetings, viele Teilnehmer, viele Hierarchien, geteilte Aufmerksamkeit ... kürzlich ein absoluter Höhepunkt dieser Erfahrung: ALLE Teilnehmer einer Pitchpräsentation hören und schauen nicht hin, dabei ging es um die Suche einer neuen Agentur. Irritiert das die Vortragenden in China? Irgendwie nicht...sie reden einfach weiter. 1 Std und mindestens 100 powerpoint Seiten später, gibt es am Ende natürlich auch keine weiteren Fragen, man verabschiedet sich schnell und verschwindet.

Foto: Publikum

Ich habe es "Höflichkeitspräsentationen" genannt, worauf alle (verlegen) lachen mussten, denn irgendwie scheint schon vorher klar: wir wollen nicht eure Agentur werden, ihr wollt es auch nicht, aber wir müssen hier proforma erscheinen. Hmmmm, da finde ich es irgendwie ehrlicher und effizienter wie kürzlich beim Event-Pitch geschehen: 6 Agenturen vom Einkauf eingeladen, 5 sagen gleich ab, denn sie wissen, es wird eh eine "vorstandsnahe" Agentur.

first impressions_Meetings

Bevor ich mich zu sehr daran gewöhnt habe, wie unsere Meeting-Kultur ist, muss ich schnell mal darüber schreiben. Ob es China ist, ob es Joint-Venture ist, ob es  "grosse Organisation" in China ist, kann ich nicht sagen, aber es ist schon etwas Besonderes.

Nr. 1: es finden viele grosse Meetings statt. Betonung liegt auf "grosse" (= mit vielen Menschen), in denen gern auch in zweiter oder dritter Stuhlreihe um den Tisch herum gesessen wird. Das ist nicht weiter schlimm für die in der letzten Reihe, denn man ist eh nur als stummer Zuhörer dabei.

Foto: 3. Sitzreihe

Nr. 2: Meetings startet so gut wie nie zum festgelegten Zeitpunkt. Wir reden hier aber nicht über 15-30min Verspätung, sondern gern mal über 2 bis 3 Stunden später. Längste Wartedauer für ein Agenturmeeting waren 5 Stunden. Alle nehmen es aber gelassen (Computer und Phone sind schliesslich immer dabei). denn

Nr. 3: kein Meeting ohne Chefbeteiligung und die haben immer ein guten Grund für Verspätung: sie sitzen in anderen grossen Meetings. Deshalb gehe ich wirklich nie mehr allein los zu einem Meeting, sondern warte immer bis mir jemand sagt, dass Mr Fu und Mr Rosen jetzt da sind und das Meeting anfängt. Dann dauert es meist immer noch mindestens 10min.

Nr. 4: es wird viel geredet in den Meetings, aber eher in Monolog-Form. Diskussionen sind viel kürzer, denn es geht eher darum, dass Boss erst versteht und Boss dann entscheidet bzw. sagt, was als nächstes gemacht werden soll.

Nr. 5: es gibt Informationsmeetings und, ich nenne sie, "Iterationsmeetings". In ersteren wird wirklich hauptsächlich berichtet und es ist nicht selten, dass dabei viele einschlafen. Die anderen sind Arbeitsmeetings zu einem Thema, die in wöchentlichen Schleifen solange wiederholt werden, bis ein zufriedenstellendes Ergebnis erzielt wird. Beispiel: Kampagnenentwicklung. Es wird wenig Wert auf ein Briefing gelegt, in dem genau vorher überlegt wird, was man von der Agentur erwartet, stattdessen nähert man sich in den Meeting-Runden anhand der verschiedenen Vorschlägen aneinander an. Dabei ist die Meeting-Frequenz extrem hoch: keine Agentur hat länger Zeit als 1 Woche, egal wie gross oder klein die Aufgabe ist. Manchmal sind es sogar nur 3-4 Tage, um eine komplett neue Kampagnenrichtung zu entwerfen.

Nr. 6: Chefs und Kunden sind sehr fordernd. Mitarbeiter und Agenturen/Dienstleister lassen es "über sich ergehen" und geben ihr Bestes, um beim nächsten Mal den Erwartungen mehr zu entsprechen. Kritik nimmt man auch nicht so persönlich, denn es ist ja Teil des "Iterationsprozesses" von Nr. 5.

Nr. 7: Meeting-Teilnehmer sind ungewiss. Ist das Thema kritisch, von niedriger Priorität, politisch, oder man hat vielleicht noch keine "Richtung vom Chef dadrüber" erhalten, geht man einfach nicht hin. Alternativ: man verlässt das Meeting mittendrin und kommt nicht wieder. Macht ja auch nichts, denn es sind genug andere Teilnehmer dabei, die einem später davon berichtet können. Oder in der nächsten Woche findet ja bestimmt ein Folgemeeting statt, da kann man dann fast nahtlos anknüpfen.

Nr. 8: Weil Sekretärinnen übersetzen (also keine Profi-Übersetzer) und die chinesische Denke und Sprache so bildlich/anders ist, kann der "Westler" froh sein, wenn er 50% des Inhaltes eine Meetings versteht. Zeit zur "Nacharbeit"? Fehlanzeige, denn im Meeting werden schon die nächsten Schritte entschieden und dann laufen alle los und setzen bereits um. Weiterer Grund: selbst wenn man sich die Chinesisch-Englischen Unterlagen aus dem Meeting nochmals im Nachgang anschaut: die Übersetzung und Logik der Charts ist so schlecht/anders, dass man auch nicht mehr versteht. Aber auch hier wieder hilft Nr. 5 (Iterationsmeetings): es wird im nächsten Meeting gezeigt, was die Entscheidung/nächsten Schritte waren, manchmal stimmt es, manchmal nicht, manchmal weiss man es selbst nicht mehr genau, aber das macht nichts, denn man entscheidet ja neu, was gemacht wird. Dabei kann es durchaus sein, dass gute Ideen auf dem Weg verloren gegangen sind, aber so ist das eben.

Nr. 9: Und wenn man nun glaubt, nur der "Westler" versteht wenig, dann ist das nicht korrekt, denn auch die chinesischen Kollegen haben viele Fragezeichen im Kopf, was sie einem aber erst hinterher und nie im Meeting erzählen. Und nach der Diskussion in Englisch mit den "Westlern", sind beide Seiten nur noch bei max. 50% Verstehen. Und damit sind wir wieder auf gleichem Stand.

Ein echtes Joint Venture, gemeinsames Abenteuer, oder?